Bilo koji ozbiljan događaj zahtijeva barem minimalno planiranje. Da biste organizirali dječju zabavu, večer sastanka maturanata ili prijateljsku zabavu, trebate potrošiti vrijeme na proračun, odabir i pripremu prostora, razmišljanje o igrama i natjecanjima. Što pažljivije planirate, događaj će biti učinkovitiji i nezaboravniji.
Upute
Korak 1
Postavite sebi jasne i sažete ciljeve. Morate zamisliti za koga i zašto se događaj održava. Prvi blok ciljeva odnosi se na ono što želite postići. To je u velikoj mjeri određeno općim smjerom događaja. Također razmislite o ciljevima koji se odnose na sudionike: što će morati učiniti, koje će zadatke morati obaviti itd. Besmislen sastanak može se pretvoriti u sivu i dosadnu zabavu.
Korak 2
Formirajte tim koji će preuzeti odgovornost za organizaciju događaja. Podijelite funkcije među organizatorima. Netko će biti odgovoran za odabir prostora i njegov dizajn. Drugi će morati nabaviti potrebne materijale, namirnice i ostalu dodatnu opremu. Ako planirate prijateljsku zabavu, vjerojatno će vam trebati au pair.
3. korak
Razmislite o formi događaja i strogo se pridržavajte prihvaćenog formata. To može biti kućni poslovni seminar, poslovna zabava, sastanak kolega iz razreda, novogodišnja ili dječja zabava. Svaki obrazac zahtijeva zasebnu pripremu i promišljeni sastav sudionika. Posjetitelji događaja trebali bi biti svjesni što ih očekuje na sastanku. Sudionici se ne smiju zavaravati.
4. korak
Napravite procjenu troškova. Na popis uvrstite troškove najma prostora, kupnje pribora, hrane i plaćanja usluga trećih strana. Razmotrite izvor financiranja događaja. U najjednostavnijem slučaju rješenje može biti kapitalno financiranje svakog sudionika. Prodaja ulaznica ili organiziranje lutrije pomoći će vam uzvratiti ozbiljniji sastanak.
Korak 5
Razviti program događaja. Navedite korake za organizatore, izlagače i sudionike. Dobro promišljena skripta spasit će vas neugodnih pauza, spajanja i ostalih nesporazuma.
Korak 6
Pripremite pozivnice za sudionike. U ovoj fazi trebali biste točno znati datum, vrijeme i mjesto događaja. Za svečane događaje potreban je pismeni poziv unaprijed. Za manje značajne događaje možda će biti dovoljno nazvati goste s popisa. Preporučljivo je to učiniti nekoliko dana prije događaja, kako bi svi mogli imati vremena za promjene u svojim profesionalnim i osobnim planovima.
